Back Office Manager:in & Customer Support

Vollzeit, Wien

Bist du eine Meisterin der Organisation, fühlst dich in der Verantwortung wohl und zeigst Eigeninitiative?
Hast du ein Auge für Details und eine Leidenschaft dafür, Dinge hinter den Kulissen am Laufen zu halten?
Sind Kommunikation und Kundenservice deine Stärken und du liebst es, Lösungen zu finden, die sowohl das Unternehmen als auch die Kunden glücklich machen?

Als unsere Back Office Managerin und Customer Support Spezialistin bist du das Rückgrat unseres Teams. Du sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf, indem du administrative Aufgaben managst, effiziente Prozesse implementierst und unsere Kundenbetreuung auf ein neues Niveau hebst. Wenn du ein natürlicher Problemlöser bist, Freude daran hast, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, und eine Affinität für exzellenten Kundenservice mitbringst, dann könntest du genau die Person sein, die wir suchen.

Deine Aufgaben bei der Naturakademie:

  • Optimierung interner Prozesse und Systeme durch die Analyse bestehender Abläufe und die Einführung neuer Tools oder Methoden im administrativen Bereich
 
  • Leitung von Projekten im administrativen Bereich, einschließlich Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten zur Verbesserung der Büroinfrastruktur und -services
 
  • Bearbeitung von Kundenanfragen über Telefon, E-Mail und Social Media
 
  • Datenpflege und -management durch sorgfältige Erfassung und Aktualisierung von Kundendaten
 
  • Organisation von Terminen und Veranstaltungen, inklusive Planung und Koordination interner Events
 
  • Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen, einschließlich Erstellung, Bearbeitung und Archivierung wichtiger Dokumente und Verträge
 
  • Management von Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen mit Dienstleistern
 
  • Unterstützung des Teams durch Übernahme verschiedener administrativer und organisatorischer Back-Office-Aufgaben
 
  • Regelmäßiges Reporting durch Erstellung von Berichten über Kundenserviceaktivitäten und Kundenfeedback
 
  • Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien

Du bringst mit:

  • Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder fundierte Kenntnisse durch tägliche Praxis in verwandten Bereichen
 
  • Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Back Office und Customer Support
 
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort & Schrift
 
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung
 
  • Ausgezeichnete Kenntnisse von Office-Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook (bzw. Apple-Pendants)
 
  • Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse für eine schnelle Einarbeitung in firmenspezifische Software und Tools

Wenn du zusätzlich gerne auch im Team arbeitest, super selbst-organisiert, herzlich, humorvoll, bodenständig, neugierig auf neue Technologien, Tools & Trends und an der Natur interessiert bist, dann passen wir perfekt zusammen.

Wir bieten eine Arbeitszeit von 38,5 Stunden pro Woche, sind aber flexibel und bereit, diese auf bis zu 32 Stunden pro Woche zu reduzieren. Aktuell sind wir auf der Suche nach einem Büro in Wien. Bis dahin arbeiten wir im Homeoffice und im Co-Working vor Ort in Wien. Mit dem neuen Büro planen wir 4 Tage die Woche vor Ort und den Rest von zu Hause aus tätig zu sein.

Das erwartet dich bei der Naturakademie:

⏰ Flexible Zeiteinteilung 

🌍 Hybrides Arbeiten 

👯‍♂️ Abenteuerliche gemeinsame Teamaktivitäten
 
💡 Spannende Aus- & Fortbildungen
 
🎉 Dein Geburtstag = dein freier Tag
 
 
Das Mindestbruttogehalt laut Kollektivertrag für diese Position beträgt 2.367 € mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Berufserfahrung. (Diese Angabe ist gesetzlich erforderlich, die tatsächliche Bezahlung orientiert sich allerdings klar an der individuellen Ausbildung & Erfahrung.)
 
 
Für deine Bewerbung sende uns bitte bis zum 31. Mai 2024 deinen Lebenslauf und ein kurzes Vorstellungsvideo per E-Mail. Zeige uns in einem kurzen Video, wer du bist – lass deiner Kreativität freien Lauf! Denk daran, es muss nicht perfekt sein, wir freuen uns darauf, mehr über dich zu erfahren!
 
Naturakademie Villa Natura GesmbH
Ansprechpartnerin: Cosima Eirich
 
#WirsindNatur 🌿 April 2024

Wer wir sind

Das Team der Naturakademie

Wir sind WissenschaftlerInnen, Naturnerds, PflanzenexpertInnen, Marketing- und Projektmanager und mehr. Was uns vereint, ist unsere Mission: Wir möchten, dass das Wissen über die Natur wieder so selbstverständlich ist wie Lesen können. Denn nur so leben wir in Harmonie mit unserer Umwelt und mit unseren Mitmenschen. 

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